Guía de trazabilidad alimentaria para hostelería

Qué norma pide qué

Estas son las normas generales que afectan a un restaurante, un bar o un catering. No es un inventario exhaustivo. Según lo que hagas puede haber más, por ejemplo si elaboras productos cárnicos, vendes a otros negocios o tu comunidad autónoma tiene normas propias.

Qué cambia en lo que sirves sin envasar

Para el Reglamento 1169/2011, un restaurante es una «colectividad» (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 2.2.d). En lo que entrega sin envasar, la única información obligatoria es la de alérgenos (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 44.1.a). El resto de menciones, como la denominación o la cantidad de un ingrediente, no se exige en lo que sirven las colectividades (Real Decreto 126/2015, art. 4.2). Cómo dar esa información, y cómo registrarla, está en lotes, fechas y alérgenos.

Europa, España y tu comunidad autónoma

Los reglamentos europeos se aplican tal cual, sin trasponerse. Los reales decretos españoles los desarrollan o usan el margen que dejan, como hacen el 1021/2022 con la higiene en el comercio al por menor y el 126/2015 con los alérgenos. Los controles oficiales los hacen las comunidades autónomas (AESAN, control oficial). La AESAN publica la lista de autoridades sanitarias de cada una (AESAN, autoridades autonómicas). Tu comunidad puede publicar guías, modelos de registro o criterios propios. Pregúntale a ella antes de dar por buena una plantilla genérica, incluidas las de esta guía.

Qué conservar y durante cuánto tiempo

Tienes que poder presentar tu trazabilidad, tu autocontrol y tu información de alérgenos a la autoridad. No hay un plazo único de conservación para todos los registros. Lo que fijan las normas:

• Trazabilidad: el art. 18 del Reglamento 178/2002 no fija un plazo mínimo y deja que lo decida cada empresa (Guía de la Comisión sobre el Reglamento 178/2002, pág. 21).
• Autocontrol: los documentos y registros se conservan «durante un período adecuado» (Reglamento (CE) 852/2004, art. 5.4.c).
• Información del proveedor de alimentos de origen animal: «al menos hasta que pueda suponerse razonablemente que los alimentos han sido consumidos» (Reglamento de Ejecución (UE) 931/2011, art. 3.3). La información de alérgenos sigue la misma regla (Real Decreto 126/2015, art. 12).
• Moluscos bivalvos vivos: la etiqueta del envase, al menos sesenta días después de acabar su contenido (Real Decreto 1021/2022, art. 8.8).
• Comida testigo, cuando te aplica: un mínimo de siete días (Real Decreto 1086/2020, art. 30.10).

La guía de la Comisión sugiere, como orientación y sin valor jurídico, plazos según la vida útil del producto: en general, cinco años. Para perecederos con fecha de caducidad de menos de tres meses, o sin fecha, destinados al consumidor final, seis meses. Para productos con fecha de consumo preferente, su vida útil más seis meses (Guía de la Comisión sobre el Reglamento 178/2002, pág. 21). Si tu guía de prácticas correctas o tu autoridad sanitaria fijan otro plazo, manda el suyo.

Guardarlo en papel o en una aplicación no cambia nada de esto. Un registro, esté donde esté, solo vale si es verdadero, está completo y lo puedes presentar cuando te lo piden.

Qué pasa si no se cumple

La Ley 17/2011 clasifica las infracciones en leves, graves y muy graves según el riesgo y otros criterios. Por ejemplo, son graves la ausencia de registros exigidos o de datos esenciales para la trazabilidad, y no tener sistemas de autocontrol. Las deficiencias en los registros pueden ser leves (Ley 17/2011, arts. 50 y 51). Las sanciones están en los arts. 52 y 53 y dependen de la calificación de cada caso. No damos cifras sin un supuesto concreto.

Cómo se traduce todo esto en tu cocina está en sistema APPCC paso a paso, y qué te pueden pedir en una visita, en prepararse para una inspección sanitaria.

Al recibir

1. Anota proveedor, producto, cantidad, lote y fecha tal como figuran en la etiqueta o en el albarán, e indica qué tipo de fecha es (ver la tabla siguiente).
2. Comprueba el estado del producto y, si es perecedero, su temperatura, con el criterio que fije tu autocontrol.
3. Guarda el albarán o la factura de esa entrega y anota su referencia.
4. Si la etiqueta no trae un dato o no se lee, búscalo en el albarán o pídelo al proveedor. Si no aparece, deja constancia de que falta. Nunca lo inventes.

Caducidad, consumo preferente y vida útil secundaria

El proveedor puede poner dos fechas distintas, y no significan lo mismo:

Las dos valen para el envase cerrado y en las condiciones que indica la etiqueta. Cuando abres el envase, la etiqueta debe indicar, si procede, las condiciones o el plazo de consumo tras la apertura (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 25.2). Cuando lo transformas, nace un producto nuevo. En ambos casos necesitas una vida útil secundaria, y no se calcula a partir de la fecha original: no se alarga ni se descuenta automáticamente.

Esa vida útil depende del producto, del proceso, de cómo lo conservas y de las instrucciones del fabricante. La fija tu negocio y debe poder justificarse dentro de tu autocontrol. Una guía de prácticas correctas de tu sector o un técnico te pueden ayudar. La AESAN lo resume así: el operador es el responsable de establecer la vida útil (AESAN, documento sobre vida útil). Esta guía no da un número de días porque no existe uno que valga para todo. Más detalle, con los casos habituales, en caducidad secundaria: qué fecha poner cuando abres o congelas.

Congelar y descongelar en tu cocina

El Real Decreto 1021/2022, que se aplica a restaurantes y bares, fija qué tiene que llevar la etiqueta de lo que congelas en el local (Real Decreto 1021/2022, art. 5):

• Si llega envasado: mantén el envase y su etiqueta con la fecha original, y pon al lado otra con la fecha de congelación, de modo que se vean las dos. Si lo fraccionas, cada parte tiene que poder vincularse con su origen.
• Si llega sin envasar: envásalo en un recipiente apto y etiquétalo con la fecha de llegada y la fecha de congelación.
• Si congelas algo que has elaborado: fecha de elaboración, fecha de congelación y fecha de caducidad o consumo preferente del producto congelado. Además, lleva un registro con descripción, cantidad, fecha anterior, fecha de congelación y nueva fecha. No hace falta si todo eso ya figura en la etiqueta.
• Descongela en refrigeración, salvo las excepciones justificadas que prevé la norma, y no vuelvas a congelar lo descongelado salvo que se haya transformado después de la primera congelación.

Una plantilla que sirve para todo

No todos los campos aplican siempre. Lo importante es que cada etiqueta y cada registro permitan volver al lote y al proveedor de origen.

Ejemplo: fraccionar

Abres una bolsa de 5 kg de langostino congelado, lote A, y la repartes en cinco bolsas de 1 kg. Cada bolsa lleva producto, lote A, fecha de fraccionamiento, nueva fecha límite y quién lo hizo. Guarda la etiqueta original, o una foto suya, junto al registro hasta que se acabe la última bolsa.

Ejemplo: una elaboración con varios lotes

Una empanada de zamburiñas lleva harina (lote H), zamburiñas (lote Z), huevo (lote E) y tomate frito (lote T). La empanada recibe su propio lote interno, por ejemplo la fecha y un número, y el registro de esa elaboración enlaza los cuatro lotes. Si mañana retiran el lote Z, sabes qué empanadas lo llevan.

En alérgenos, la harina aporta gluten, las zamburiñas son moluscos y el huevo es huevo. Revisa también la etiqueta del tomate frito: los ingredientes compuestos pueden traer alérgenos que no esperas.

Los 14 alérgenos de declaración obligatoria

Son los del anexo II del Reglamento 1169/2011. Hay que informar de ellos cuando están presentes en el producto acabado, aunque sea en forma modificada (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 9.1.c). También en lo que se sirve sin envasar (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 44.1.a). La lista corta no basta: algunos grupos tienen excepciones concretas.

Texto resumido. La redacción completa, con sus notas, está en el anexo II del Reglamento 1169/2011 (Reglamento (UE) 1169/2011, anexo II).

Cómo informar en un restaurante

Por defecto, por escrito, en etiquetas o carteles junto al alimento (Real Decreto 126/2015, art. 6.2). También vale de palabra, con dos condiciones: que la información esté registrada por escrito o en formato electrónico en el propio local, accesible para el personal, la autoridad y el cliente que la pida, y que un cartel indique dónde consultarla o que se puede preguntar al personal (Real Decreto 126/2015, art. 6.5). Una ficha por plato, con sus ingredientes y sus alérgenos, sirve para eso (AESAN, guía del RD 126/2015).

Ingrediente presente frente a contaminación cruzada

Que un plato lleve un alérgeno es una información obligatoria. Que pueda contenerrestos porque comparte equipos o espacio con otro es otra cosa. Para eso no hay una regla europea armonizada de «puede contener». Si lo indicas, no debe ser engañoso ni ambiguo (Reglamento (UE) 1169/2011, art. 36.2). Sí es obligatorio evitarlo en la práctica: los equipos y recipientes usados con un alérgeno no se usan para alimentos sin él salvo que se hayan limpiado y se haya comprobado al menos que no quedan restos visibles (Reglamento (CE) 852/2004, anexo II, cap. IX, pto. 9). Registra los dos por separado: ingrediente presente por un lado, riesgo de contacto cruzado por otro.

Si usas una herramienta que lee la etiqueta

El OCR, la lectura automática de la etiqueta, ahorra teclear, pero lee lo que hay en la foto. Alguien tiene que revisar el lote y la fecha antes de guardarlos. Si no lee una fecha, el dato no se inventa: se busca en el albarán o se pregunta. Qué más revisar al elegir una herramienta está en herramientas digitales vs. registro manual, y dónde encajan estos registros en tu autocontrol, en sistema APPCC paso a paso.

Qué resuelve cada uno, y dónde falla

En una inspección, la autoridad puede pedir acceso a tus documentos y también a tus «sistemas informatizados de gestión de la información» (Reglamento (UE) 2017/625, art. 15.1). Elijas lo que elijas, alguien del equipo tiene que saber enseñarlo.

Leer la etiqueta no es saber la fecha

Que una herramienta lea la etiqueta no garantiza que el dato exista. Fotografiamos con Trazea 492 etiquetas de proveedor en cocinas gallegas, y en el 41 % el sistema no pudo extraer una fecha de caducidad válida. Unas veces la etiqueta no la traía y otras no se podía leer. La metodología está en el 41 % de las etiquetas de proveedor no traen caducidad legible. Un dato ilegible no se inventa: se busca en el albarán, se pregunta al proveedor o se deja constancia de que falta.

Qué revisar antes de elegir una herramienta

• Qué datos captura y si cubren los de tu trazabilidad: proveedor, producto, lote, fechas, vínculo con las elaboraciones (ver qué datos conservar).
• Validación humana: si lo que lee automáticamente se puede revisar y corregir antes de guardarlo, y qué hace cuando no lee una fecha.
• Vínculo entre ingredientes, lotes y elaboraciones, para que una retirada se pueda acotar.
• Permisos: quién puede crear, cambiar o borrar registros.
• Exportación y salida: en qué formato te llevas tus datos y si puedes sacarlos todos de una vez.
• Sin conexión: qué puedes consultar y registrar si falla la red el día de la inspección.
• Qué no cubre: temperaturas, limpieza, plagas, formación. Si no lo cubre, decide dónde lo llevas.

Qué hace Trazea y qué no

Lo que sigue está comprobado en la app tal como funciona a fecha de esta revisión.

Lo que hace

• Lee lote y caducidad de la foto de la etiqueta del proveedor. En una elaboración, lo revisas y lo corriges antes de guardar. Si un producto que caduca no tiene fecha, no se guarda hasta que la escribes.
• Registra elaboraciones con varios ingredientes, cada uno con su lote, su caducidad y su proveedor, y permite buscar por lote o por producto.
• Registra cuáles de los 14 alérgenos lleva cada ingrediente, y cada elaboración reúne los de sus ingredientes.
• Registra congelaciones y descongelaciones.
• Genera la ficha de cada elaboración en PDF y una etiqueta de 62 × 50 mm para imprimir.
• Permite varios usuarios por negocio, con un administrador que da de alta y de baja.

Lo que no hace

• No es un sistema APPCC completo: no lleva temperaturas, limpieza, plagas ni formación.
• No registra la recepción con su albarán y su cantidad.
• No distingue «puede contener» o trazas de los alérgenos presentes.
• No funciona sin conexión más allá de guardar un borrador de la elaboración en curso.
• No determina una vida útil segura. La caducidad de una elaboración se calcula con los días que configura tu negocio, o la escribes tú.
• No sustituye al responsable del autocontrol ni garantiza el resultado de una inspección.

Si quieres ver si encaja en tu cocina, cuéntanos tu caso desde contacto. Lo que tiene que existir con cualquier herramienta está en sistema APPCC paso a paso y en cómo registrar lotes, fechas y alérgenos.